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KI, Struktur und Zeitersparnis: Die wichtigsten Makler-CRM-Updates im April 2026

Robert Kaiser

Monat für Monat entwickeln sich die CRM-Plattformen für Immobilienmakler weiter. Im April 2026 zeichnet sich ein klarer Trend ab: Künstliche Intelligenz zieht nicht mehr nur als Marketingversprechen in die Software ein, sondern als konkret nutzbare Funktion im Tagesgeschäft. Gleichzeitig investieren die Anbieter in Datenqualität, strukturiertere Arbeitsabläufe und mehr Transparenz. Ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen bei Propstack, onOffice, argo, empro, FIO Webmakler und nestermind.

Propstack: Unternehmensstrukturen sichtbar machen

Propstack adressiert im April eine Schwachstelle, die vor allem Makler im Gewerbebereich und in der Hausverwaltung kennen: die unzureichende Abbildung komplexer Unternehmensbeziehungen. Mit der neuen Kontakthierarchie lassen sich standardisierte Beziehungstypen wie Firma–Mitarbeiter oder Muttergesellschaft–Tochtergesellschaft erstmals konsistent im CRM hinterlegen. Eine visuelle Netzwerkansicht macht verschachtelte Strukturen auf einen Blick nachvollziehbar – ein spürbarer Mehrwert für alle, die mit Portfoliokunden oder Unternehmensgruppen arbeiten.

Ebenfalls neu ist der Merge Wizard für die Bereinigung von Dubletten. Bisher war das Zusammenführen doppelter Kontakte ein fehleranfälliger Prozess: Nutzer konnten nicht beide Datensätze parallel prüfen und nicht feldweise entscheiden, welcher Wert übernommen werden soll. Der neue Wizard löst genau das – mit Side-by-Side-Vergleich, feldweiser Konfliktauflösung und transparenter Behandlung von Deal-Konflikten. Das Ergebnis ist eine höhere Datenqualität mit weniger manuellem Nacharbeiten.

Dritte Neuerung: Suchprofile lassen sich nun mit einem Ablaufdatum versehen und per Massenaktion direkt aus der Kontaktliste heraus pflegen. Veraltete Suchprofile verschwinden damit automatisch aus dem aktiven Betrieb – ohne dass jemand einzelne Datensätze von Hand deaktivieren muss.

onOffice: Das Service-Portal als digitaler Vertriebskanal

onOffice aus Aachen setzt im April auf den Ausbau des Service-Portals als aktive Schnittstelle zwischen Makler und Interessent. Neu ist die Möglichkeit, dass sich Interessenten selbst registrieren, eigene Suchaufträge anlegen und Unterlagen – etwa Gehaltsnachweise oder Ausweisdokumente – direkt in vordefinierte Kategorien hochladen können. Alle Daten fließen ohne Medienbruch ins CRM. Was bislang per E-Mail und manuellem Eintrag erledigt wurde, kann damit weitgehend automatisiert ablaufen.

Im Bereich Terminmanagement bringt onPointment zwei sinnvolle Ergänzungen: eine konfigurierbare Nachbereitungszeit pro Termin sowie die automatische Verfügbarkeitsprüfung bei Teamterminen. Termine folgen damit nicht mehr zu dicht aufeinander, und Fehlplanungen bei Gruppenkalender werden bereits vor der Buchung vermieden.

Als neuer Marketplace-Service kommt immoautomation hinzu – ein Werkzeug für Social-Media-Postings direkt aus onOffice heraus. Objektbilder und -daten werden automatisch übernommen, KI-generierte Texte auf Basis der Objektinformationen erstellt. Das reduziert den Aufwand für regelmäßige Social-Media-Präsenz erheblich.

argo: Microsoft 365 als Betriebssystem des Makleralltags

argo richtet sich mit seiner Plattform argo.infinity.smart ausschließlich an den gewerblichen Immobilienmarkt – Bürovermietung, Investment, Capital Markets. Das April-Update steht im Zeichen der nativen Microsoft-365-Integration: Daten aus argo fließen direkt in Outlook, Teams und SharePoint. Vorkenntnisprüfungen laufen automatisch im Posteingang, strukturierte Datenräume werden nahtlos mit Eigentümern geteilt, Leadlisten proaktiv mit Kampagnen verknüpft – ohne Systemwechsel zwischen CRM und Kommunikationsplattform.

Der Ansatz ist konzeptionell anders als bei klassischen Makler-CRMs: Nicht das CRM ist der zentrale Arbeitsort, sondern die M365-Umgebung, die der Makler ohnehin täglich nutzt. Für den nächsten Monat kündigen die Berliner konkrete Ergebnisse aus der Mobile-First-Nutzung an – Makler sollen dann per Spracheingabe und KI-Unterstützung direkt aus der App arbeiten können, ohne ins Büro zurückkehren zu müssen.

empro: Mehr Ausgabeformate, weniger Klickwege

empro liefert im April drei überschaubare, aber praxisrelevante Neuerungen. Listen lassen sich jetzt flexibel exportieren – einzelne Einträge oder komplette Suchergebnisse, je nach Vorlage als Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei. Das vereinfacht die Weitergabe von Daten an Kollegen oder externe Partner ohne manuelle Aufbereitung.

Dokumente können nun direkt aus Aktivitäten heraus erstellt werden: Bei mehreren Kontakten generiert das System je ein individuelles Anschreiben und führt diese in einem Dokument zusammen – nützlich etwa für den gleichzeitigen Versand an mehrere Eigentümer oder Interessenten einer Liegenschaft.

Neu ist zudem die Möglichkeit, Profilbilder für Betreuer zu hinterlegen, die im Online-Exposé angezeigt werden. Eine kleine Anpassung mit Wirkung auf die Außenwahrnehmung: Persönlicher Auftritt statt anonymer Unternehmensdarstellung.

FIO Webmakler: Adressfreigabe, KI-Kennzeichnung und sauberere Kontaktpflege

FIO aus Leipzig bringt mit Version 2026.3 mehrere Verbesserungen, die im Alltag direkt spürbar sind. Die wichtigste Neuerung betrifft die Adressfreigabe im Webexposé: Bisher war diese Einstellung nur zentral für alle Objekte möglich. Ab sofort lässt sie sich pro Objekt individuell steuern – relevant für Makler, die je nach Vermarktungsstrategie unterschiedlich mit der Sichtbarkeit der Objektadresse umgehen.

KI-generierte Bilder können beim Upload aktiv als solche gekennzeichnet werden und werden im Webexposé entsprechend ausgewiesen. FIO setzt damit frühzeitig einen Standard um, der mit der EU-KI-Verordnung – wirksam ab August 2026 – ohnehin auf alle Anbieter zukommen wird.

Verbessert wurde außerdem die Kontaktpflege: Der ID-Scan liest Titel und Namen nun getrennt aus, die Anschrift wird als zusammenhängendes Pflichtkriterium behandelt, und neue Beziehungstypen wie „Gesellschafter" helfen, Unternehmenskontakte präziser abzubilden. Kleinere Anpassungen – mit echter Wirkung auf die Datenqualität.

nestermind: KI im Dreiklang

nestermind aus Zürich kommuniziert im April gleich drei Neuerungen, die konsequent auf denselben Gedanken einzahlen: weniger Verwaltung, mehr Fokus auf den Abschluss.

Erstens: KI-gestützte Sprachsteuerung direkt nach dem Besichtigungstermin. Eine kurze Spracheingabe – „Follow up. Send documents. Schedule call." – reicht aus, um CRM-Eintrag, Dokumentenversand und Terminvereinbarung automatisch anzustoßen. Kein Tippen, kein Systemwechsel.

Zweitens, aktuell in Beta: Dokumente jeglicher Art – Exposés, Rechnungen, Eigentümerunterlagen – lassen sich hochladen, die KI extrahiert automatisch alle relevanten Daten und schlägt ein fertiges Objekt zur Übernahme vor. Was bisher 20 bis 30 Minuten dauerte, soll in Sekunden erledigt sein.

Drittens: Eine flexible Umkreisanalyse, bei der Nutzer selbst definieren, welche Kategorien von Points of Interest – Schulen, Supermärkte, ÖPNV – für ein konkretes Objekt relevant sind. Statt einer generischen Standardliste gibt es damit eine käufer- oder mieterorientierte Umfelddarstellung.

Fazit: KI wird Alltag – aber unterschiedlich schnell

Der April zeigt: KI ist bei den CRM-Anbietern längst kein Zukunftsthema mehr, sondern wird schrittweise in konkrete Arbeitsabläufe integriert. Der Reifegrad ist dabei sehr unterschiedlich – von ausgereiften, produktiv verfügbaren Funktionen bis hin zu Beta-Features, die noch beweisen müssen, was sie im Praxiseinsatz leisten. Parallel dazu investieren die Anbieter weiter in Datenqualität und strukturiertere Prozesse: Themen, die weniger sichtbar sind als KI-Demos, aber im Tagesgeschäft mindestens genauso viel Wirkung entfalten.

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Einen Makler-CRM-Funktionsvergleich finden Sie auf unserer Übersichtsseite zu den Makler CRMs.

In vorherigen Blog-Beiträgen haben wir bereits über die Top Updates der Makler CRM Anbieter berichtet: 

 


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Robert Kaiser

Robert Kaiser

Robert Kaiser, Jahrgang 1976, ist bereits seit über 20 Jahren in der Immobilienbranche aktiv. Er sammelte in verschiedenen Management Positionen bei der onvista sowie der TWT Digital Group wertvolle Erfahrungen bei der digitalen Transformation, die er heute erfolgswirksam in Beratungsmandate bei Kreditinstituten und Immobilienvermittlern einbringt.