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Das Makler CRM onOffice

onOffice ist seit der Gründung im Jahr 2000 kontinuierlich gewachsen und heute das Markt führende Makler CRM in Deutschland. Wichtige Faktoren hierfür waren richtige technologische Entscheidung wie die für die Cloud, kontinuierliche Weiterentwicklung entlang der Bedürfnisse der Makler sowie die Positionierung als Partner der Makler. 

  1. Welche Funktionen onOffice bietet
  2. Welche Software Anwendungen besonders gut kompatibel sind mit onOffice
  3. Was Nutzer an onOffice lieben
  4. Wo onOffice noch besser werden kann
  5. Welche onOffice Updates es in den letzten 12 Monaten gab
  6. Was onOffice kostet
  7. Meilensteine der onOffice Unternehmensentwicklung
  8. onOffice Standorte
  9. Wichtigste Wettbewerber

Die wichtigsten onOffice Funktionen im Überblick

onOffice ist das funktionsreichste Makler CRM, bei dem Makler jeder Größe die für sie relevanten Funktionen finden werden. Hierunter leidet allerdings teilweise auch die Übersicht und die Ladegeschwindigkeit.

01

Dashboard

Die Dashboards sind frei konfigurierbar und auf unterschiedliche Rollen anpassbar. Auch Websites und BI Reports können per URL in die Dashboards integriert werden.

02

Mail

Das beste Erlebnis haben Nutzer, die das Hosting der Postfächer bei onOffice wählen. Die bidirektionale Schnittstelle mit Microsoft365 ist seit Kurzem vorhanden und wird kontinuierlich ausgebaut, so dass Nutzer von Microsoft365 ein immer besseres Nutzererlebnis haben. Zustätzlich bietet onOffice einen internen Messenger, mit dem sich übergreifend ausgetauscht werden kann.

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Kalender

Die Kalender-Anwendung in onOffice bietet viele Funktionen, z.B. einen Termin-Slot-Finder bei vielen Teilnehmern. Nutzer bemängeln u.a. die  ausbleibende Benachrichtung bei der Neuanlage interner Termine oder bei der Verlegung externer Termine. Eine bidirektionale Schnittstelle zu Microsoft365 wird entwickelt. 

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Suchprofile

Eine Stärke der onOffice Suche ist die individuelle Gewichtung der Suchparameter sowie der automatierte Exposéversand, der bei passenden Suchprofilen zu neu angelegten Objekten automatisiert einen Exposéversand anstößt. Nutzer können ihr Suchprofil auch selbständig managen. onOffice Kunden vermissen die Polygonsuche, also die Einzeichnung des Suchgebiets auf einer Karte.

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Adressen

Adress-Hierarchien und Konzernstrukturen können mit onOffice einfach abgebildet werden. Nutzer vermissen bei den onOffice Adressen Drag & Drop Funktionen, z.B. bei der Hinterlegung von Dokumenten.

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Objekte

Stamm- und Einzelobjekte können mit onOffice einfach gemanagt werden. Im Vergleich zu Flowfact und estatePro fehlt eine 3. Ebene, z.B. für Areale. Eigentümer können über einen Link Dokumente selbständig bereitstellen und somit in die Objektvorbereitung miteinbezogen werden.

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Aufgaben & Workflows

onOffice ist das einzige Makler CRM mit einer integrierten Zeiterfassung. Über die Kommentar-Funktion und den internen Chat kann sich zu einer Aufgabe ausgetauscht werden.

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Projekte

Übergreifende Projekte können angelegt und mit Adressen und Objekten verknüpft werden. Eine Kanban-Übersicht bietet onOffice ebenfalls. In den Projekten ist es möglich, Aufgaben zu kommentieren und Dateien anzuhängen, um so einen kompletten Überblick zu bieten.

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Exposés und Portalübertragung

ChatGPT für die Verfassung von Exposé-Texten, interaktive Exposés, individuelle Portal-Übertragung, automatische Beantwortung von Portalanfragen sind starke onOffice Features. Nutzer vermissen die Bereistellung mehrere interaktiver Exposés an einen Interessenten.

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Suchen & Filtern

Die Such- und Filter-Möglichkeiten sind sehr vielfältig, so vielfältig, dass eine Schulung empfehlenswert ist, um auch die Möglichkeiten vollständig auszuschöpfen. Nutzer vermissen eine übergreifende Suche, die zeitgleich Ergebnisse für Adressen, Objekten, Aufgaben anzeigt. Aktuell müssen separate Suchen für Objekte und Adressen durchgeführt werden.

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Faktura

onOffice ist das einzige Makler CRM, das eine integrierte Faktura Lösung anbietet. Bei anderen CRMs muss man hierfür eine externe Software wie z.B. Datev einsetzen.

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Rollen-Rechte-System

Das Rollen- und Rechte-System von onOffice ist sehr mächtig. Bis auf Feld-Ebene in Adressen und Objekten können Zugriffsrechte vergeben werden.

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Mobiles Arbeiten

Die mobile App von onOffice wird im App Store mit 3,9 von 5 Sternen bewertet (588 Bewertungen, Stand April 2024).

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Active Directory & Sicherheit

IP Whitelisting ist möglich, die Integration in das Microsoft und Google Active Directory hingegen leider aktuell noch nicht. Hier bieten Propstack und Flowfact mehr Möglichkeiten. Ebenfalls fehlt die Möglichkeit einer Authentifizierung mit einem 2. Faktor.

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Erweiterungen & Schnittstellen

onOffice bietet über seinen Marketplace die meisten Schnittstellenpartner aller Makler CRMs. Die API ist funktionsstark, bedarf aber eines Updates.

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Nutzerfreundlichekeit & Service Orientierung

Die Service-Orientierung von onOffice ist hoch. Allerdings ist das Unternehmen mit über 300 Mitarbeitern sehr groß und dadurch sehr arbeitsteilig organisiert, was zu längeren Bearbeitungszeiten führen kann.

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Performance & Stabilität

Die Ladegeschwindigkeit der onOffice Software wird von einigen Kunden als steigerungsfähig beschrieben. Für die onOffice IT ist dies ein wichtiges Thema, an dem kontinuierlich gearbeitet wird.
onOffice mit anderen Makler CRMs vergleichen

Ökosysteme mit onOffice

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Die Power von Schnittstellen

Viele Makler sind mit ihrer IT Landschaft ("Tech Stack") am Limit und fragen sich, wie sie das ändern können. onOffice ist mit vielen Partnern integrierbar. Einige ausgewählte relevante Player haben wir auf der rechten Seite der Graphik abgebildet. Ökosysteme haben die folgenden Vorteile: 

  • Anwendungen tauschen über Schnittstellen (APIs) Daten aus, was 
  • Datenaktualität in allen Systemen sicherstellt.
  • Standardisierung und Prozess-Automatisierungen minimieren den Personalaufwand, erhöhen die Service-Qualität und steigern die Auswertbarkeit.
Das Makler CRM agiert hier als Spinne im Netz. Gleichen Sie damit ihre favorisierten Partner mit den Integrationen im onOffice Marketplace ab.

Alleinstellungsmerkmale von onOffice

Worin unterscheidet sich onOffice von anderen Makler CRMs? Wir haben die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale für Sie zusammengetragen.

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Inhabergeführt

Stefan Mantl ist seit der Gründung von onOffice im Jahr 2000 der alleinige Gesellschafter. Für viele Makler ist diese Unabhängigkeit ein Entscheidungskriterium für onOffice.

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Prozessmanager

Mit dem Prozessmanager können Prozesse von Nutzern individuell entworfen und damit an das jeweilige Maklerbüro angepasst werden.

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Marketplace

Der onOffice Marketplace bietet vorkonfektionierte Integrationen mit Partnern wie z.B. dem AreaButler oder ogulo.

API

Funktionsstarke API

Die onOffice API ist nicht das neueste Stück Software, aber sie ist funktionsstark und bietet somit vielfältige Integrationsmöglichkeiten.

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Faktura

Die in 2022 gelaunchte Faktura Lösung ist das neueste Alleinstellungsmerkmal von onOffice.

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Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung kann die auf Aufgaben verwendete Zeit erfasst werden.

Wo onOffice noch besser werden kannn

onOffice ist ohne Zweifel ein mächtiges Makler CRM, das sich seit der Gründung im Jahr 2000 ständig weiterentwickelt hat. Bereiche, in denen sich onOffice noch verbessern kann, sind u.a. die Folgenden:

Usability E-Mail-Modul Microsoft365

Nutzer-Freundlichkeit

Die Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit leiden unter der Funktionsvielfalt und die Optik könnte noch moderner sein. onOffice hat allerdings mit dem Release im Januar 2023 eine umfangreiche optische Modernisierung eingeleitet.

Veraltetes E-Mail-Modul

Das E-Mail-Modul ist vermutlich die älteste Komponente innerhalb von onOffice. Wechsler von Flowfact Performer vermissen insbesondere das „mit ins Merkmal nehmen“ bei E-Mails. Hierfür bietet onOffice einen internen Messenger, den man bei den anderen Makler-CRMs vergeblich sucht.

Schnittstelle zu Microsoft Sharepoint

Die Nutzer von Microsoft Azure Active Directory und Sharepoint wünschen sich eine Verbindung zu onOffice, damit sie ihre Benutzer- und Dokumentenverwaltung koppeln und damit vereinfachen können.

onOffice Updates der letzten Monate

Update Januar 2023

Benutzer-Oberfläche Nova wird eingeführt

Im Januar 2023 ist es soweit und die neue Benutzer-Oberfläche Nova wird eingeführt, die in den folgenden Monaten sukzessive auf die gesamte Software ausgerollt werden soll.

Zum Makler CRM Update 01/2023

Update Februar

Individuelle Felder für den Prozessmanager

Mit individuellen Benutzerfeldern können Verantwortlichkeiten einzelnen Benutzern zugewiesen werden.

Update April 2023

ChatGPT wird eingeführt

Zu den Business Beats 2023 macht onOffice ChatGPT für alle Nutzer verfügbar.

 

Update August 2023

E-Mails von Outlook365 werden als Aktivitäten verbucht

E-Mails, die über Outlook oder einen anderen externen Client per Microsoft Office 365 Konto versendet werden, werden jetzt in onOffice als Aktivität verbucht. 

Zum Makler CRM Update 08/2023

onOffice Versionen & Preise

Was kostet onOffice? Das kommt darauf an, welchen Funktionsumfang Sie benötigen. onOffice gibt es in 3 Versionen und Preisstufen. In allen Versionen bietet onOffice eine 5-jährige Preisgarantie bei einer Mindestlaufzeit von 24 Monaten.

enterprise plus
€
59
pro User pro Monat

5 Jahre Preisgarantie und 24 Monate Vertragslaufzeit

Hosting in Deutschland
Speicher Flatrate
Immobilienverwaltung
Adressverwaltung
E-Mail-Verwaltung
Kalender
Aufgabenverwaltung
enterprise pro
€
79
pro User pro Monat

5 Jahre Preisgarantie und 24 Monate Vertragslaufzeit.

alle Features von plus, zusätzlich:
Autom. Portalvollabgleich in 3 Portalen
Faktura
Interaktives / Web Exposé
Arbeitszeiterfassung
Automatischer Exposéversand
uvm.
enterprise all-in
€
99
pro User pro Monat

5 Jahre Preisgarantie und 24 Monate Vertragslaufzeit.

alle Features von enterprise pro, zusätzlich:
Anfragenmanager (automatische Bedienung der Portalanfragen)
Prozessmanager
Telefon-Modul
API Zugriff
Gruppen
Intranet
Mehrsprachigkeit
Vertragsvorlagen
Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Wichtige Meilensteine von onOffice

onOffice wurde im Jahr 2000 von Stefan Mantl gegründet. Von Beginn an setzt der Gründer auf die Cloud als Technologie. Eine Entscheidung, die sich als wichtiger Wachstumsmotor entscheiden sollte. Denn während Marktbegleiter technologisch neu starten müssen, ist onOffice über den Browser unabhängig von der Hardware oder das Betriebssystem nutzbar.

2023

Künstliche Intelligenz hält Einzug in onOffice

Neben ChatGPT werden über den Marketplace weitere KI Anwendungen integriert wie z.B. der immowriter.

2022

Neue Benutzeroberfläche Nova

Als erstes hält Nova Einzug ins E-Mail-Postfach. Im Lauf des Folgejahres hält Nova auch Einzug in weitere Bereiche von onOffice.

2021

Integration mit Microsoft365

Im Laufe des Jahres wird Outlook über die GraphAPI von Microsoft eingebunden. Die E-Mail- und Kalender-Integration wird in den Folgejahren weiter vertieft.

2020

onOffice wird 20 Jahre alt

Das Firmenjubiläum fällt in die Corona Pandemie.

2000

onOffice wird gegründet

Im Jahr 2000 entschließt sich Stefan Mantl zur Gründung von onOffice.

onOffice Standorte im Überblick

onOffice ist europaweit aktiv. onOffice wurde in Aachen gegründet, wo heute auch noch die Zentrale steht. Daneben gibt es in wichtigen europäischen Ländern Vertriebsniederlassungen. Die wichtigsten Standorte sind: 

Aachen (Deutschland)

 

onOffice GmbH

Charlottenburger Allee 5
52068 Aachen

Der Hauptsitz von onOffice.

Wien (Österreich)

 

onOffice Software GmbH
Hollandstraße 18 / Top 10
A-1020 Wien

Turin (Italien)

 

onOffice Italia Srl
Via Vincenzo Vela 29
10128 Turin

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Wichtigste Wettbewerber von onOffice

Der FIO Webmakler ist bei Banken verbundenen Maklern, Propstack und Flowfact bei Banken unabhängigen Maklern sind die wichtigsten Wettbewerber von onOffice.

Propstack hand logo
seit 2017 Herausforderer

Propstack

Die Berliner sind der Herausforderer unter den Makler CRMs.

flowfact Go
Restart 2020 Herausforderer

Flowfact

1985 gegründet, ist Flowfact seit 2020 mit einer komplett neu entwickelten Cloud-basierten Lösung am Markt.

FIO
seit 1999 Spezialist

FIO Webmakler

Die Leipziger FIO Systems AG ist seit 1999 am Markt und gehört mittlerweile zur Hypoport Gruppe.