Zwischen Faxgerät und KI: Die Digitalisierung von Behördenauskünften

Ein Blick hinter die Kulissen mit CEO Christoph Schmidt

Die Digitalisierung in Deutschland ist ein Dauerthema – und für viele ein Dauerfrust. Während Unternehmen längst KI-Tools nutzen, Prozeste automatisieren und Plattformen skalieren, kämpfen viele Behörden noch immer mit Papierakten, überholten Formularen oder fehlendem Personal.

Doch wie sieht der Behördenalltag wirklich aus?

Und was bedeutet das für Makler, Banken, Projektentwickler und Investoren?

In meinem aktuellen ImmoKaiser Podcast spreche ich mit Christoph Schmidt, CEO und Mitgründer von DocEstate, einem PropTech-/GovTech-Unternehmen, das bundesweit Behördenauskünfte digitalisiert, automatisiert – und für tausende Kunden zugänglich macht.

Was Christoph erzählt, ist nicht nur spannend – sondern an vielen Stellen auch erschreckend, aufschlussreich und überraschend.

„Nach einem Jahr Scannen hatten sie genau 1 % digitalisiert.“

Die wohl eindrucksvollste Anekdote aus dem Gespräch stammt von einem Amt, das versuchte, den Aktenbestand zu digitalisieren:

Eine Person – ein Jahr lang am Scanner.

Ergebnis: 1 % digitalisiert.

Und die nachkommenden Akten wurden einfach wieder oben draufgelegt.

Was nach einer überzeichneten Szene aus einer Bürokratie-Satire klingt, ist real. Und es verdeutlicht: Digitalisierung ist nicht überall ein technologisches, sondern oft ein strukturelles Problem.

Wer ist DocEstate – und was machen sie genau?

DocEstate bezeichnet sich selbst als „One-Stop-Shop für Immobilienbezogene Behördenauskünfte“.

Was bedeutet das konkret?

• 5.000–7.000 Auskünfte 
• Kontaktpunkte zu über 15.000 Ämtern bundesweit
• 90–95 % der Prozessschritte vollautomatisiert
• Webshop + API + CRM-Integrationen (u. a. onOffice, Backbone)
• Netzwerk aus lokalen Agenten für Vor-Ort-Gänge

Makler, Banken, Investoren und Kanzleien nutzen DocEstate, um Dokumente wie:

• Grundbuch
• Baulasten
• Teilungserklärung
• Eintragungsbewilligung
• Liegenschaftskarte
• Bauakte
• Erschließungsbeitragsbescheinigung
• Denkmalschutzunterlagen

…innerhalb weniger Klicks zu erhalten – statt Stunden oder Tage mit der Recherche nach Ämtern, Ansprechpartnern und Antragswegen zu verbringen.

Warum dauert es eigentlich so lange? Ein Blick in die Realität.

Christoph schildert im Podcast, wie tief die Herausforderungen in der Verwaltung sitzen. Einige seiner Beobachtungen:

1. Digitalisierung wird oft nicht zu Ende gedacht.

Viele Behörden ersetzen ein PDF-Formular durch ein Online-Formular – ohne sicherzustellen, dass Daten richtig ankommen, vollständig sind oder intern weiterverarbeitet werden können.

Ergebnis: Es dauert länger als vorher. 

2. Digitale Vollmachten werden abgelehnt – wegen angeblicher „Originalpflicht“.

Ein echtes Beispiel:

„Bitte schicken Sie uns das Original – postalisch.“ 

Obwohl eine digital signierte Vollmacht bereits das Original ist.

3. Regionale Unterschiede sind enorm.

Der Osten ist laut Christoph oft sehr langsam, einige Großstädte in NRW ebenso.

Frankfurt hingegen sei vergleichsweise gut organisiert. 

4. Viele Ämter arbeiten noch mit historischen Aktenbeständen – und haben weder Personal noch Budget für Modernisierung.

Teilweise fehlt sogar ein Scanner für A0-Pläne.

Warum DocEstate für Makler ein Effizienz-Booster sein kann

Makler, die ihre Auskünfte selbst einholen, investieren dafür im Schnitt:

• 2 Stunden pro Dokument (Recherche, Antragsformalitäten, Nachhalten etc.)
• mit hoher Fehleranfälligkeit
• und oft mit langen Bearbeitungszeiten auf Seiten der Behörden

DocEstate automatisiert diese Prozesse – und liefert Dokumente meist innerhalb von 14 Tagen, manchmal schneller.

Was bedeutet das für Makler?

• weniger Papierkram
• mehr Fokus auf Kunden & Beratung
• einheitliche Kosten (ab ca. 30 € je Dokument)
• Prozesssicherheit und Nachvollziehbarkeit
• Zeitersparnis bei jeder Vermarktung und Transaktion

KI & die Zukunft: Automatisierte Auswertung von Dokumenten

Christoph gibt im Podcast einen exklusiven Einblick in die Pipeline:

DocEstate arbeitet daran, jede Dokumentenart mit einem eigenen KI-Modell auszuwerten.

Das bedeutet künftig:

• automatische Extraktion relevanter Daten (Grundstücksfläche, Belastungen etc.)
• semantische Interpretation
• Risikoindikatoren
• Portfolioanalysen
• mögliche Blacklining-/Anonymisierungsfunktionen

Ein echter Gamechanger – vor allem für Banken, Kanzleien und Investoren, die große Mengen an Auskünften verarbeiten.

„2030 wird noch nicht viel anders sein.“

Auf die Frage, wie das digitale Amt der Zukunft aussieht, antwortet Christoph überraschend nüchtern:

„2030? Da wird sich nicht viel ändern. 2035 hoffentlich – aber selbst das fällt mir schwer zu prognostizieren.“ 

Realistisch? Ja.

Ernüchternd? Auch.

Und genau deshalb braucht es Unternehmen wie DocEstate, die zwischen Behörden und Immobilienwirtschaft eine technologische Brücke schlagen.

Fazit: Digitalisierung braucht Pragmatiker – keine Schlagzeilen

Christoph zeigt im Podcast eindrucksvoll:

• wie tief die strukturellen Herausforderungen in Behörden sind
• wie ein Startup trotzdem einen Markt aufbrechen kann
• wie stark Automatisierung die Immobilienwirtschaft entlastet
• und warum echte Digitalisierung – nicht die „Schaufenster-Variante“ – nur mit Verständnis beider Seiten gelingt

Für Makler, Banken, Investoren und Dienstleister gilt:

Wer die Realität der Behördenprozesse kennt, kann seine eigenen Prozesse besser planen, beschleunigen – und skalieren.

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